ABC de la factura electrónica

Por: ACH Colombia | septiembre 30 2016

En noviembre de 2015, la publicación del Decreto 2242, que reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal, generó expectativa entre los empresarios colombianos por las implicaciones que este mecanismo tiene a nivel contable y tecnológico.

Para resolver las dudas, en febrero de 2016 la Dian expidió la Resolución 019 que aclara el sistema técnico de control de la factura electrónica, los procedimientos y los requisitos que deben cumplir los destinatarios de dicho sistema, es decir quienes deben adoptarlo y cumplirlo. En la práctica, ¿cómo operará este sistema y cuáles son sus implicaciones?

La factura electrónica es…

Un archivo en formato XML estándar que se firma digitalmente y cuenta con un CUFE (Código Único de Factura Electrónica). Gracias a estos elementos, brinda más garantías jurídicas y técnicas. Básicamente, está hecha para que los datos de las transacciones se envíen fácilmente a la Dian y otras entidades.

Estás obligado a adoptar la factura electrónica si:

Eres persona natural o jurídica obligada a facturar, según el Estatuto Tributario, y eres seleccionado por la Dian, u optas libremente por expedir la factura electrónica a pesar de no estar obligado a facturar.

¿Quiénes ya empezaron a implementar la factura electrónica?

Los voluntarios que se acercaron a la Dian para iniciar con el proceso porque cuentan con los mecanismos para emitir facturas electrónicas. Así mismo, hoy las implementan 60 compañías elegidas por la entidad para participar en el Piloto de Facturación Electrónica que se activó en abril de este año.

¿Cuándo se implementará el sistema en su totalidad?

Aunque la Dian es quien determina lo relacionado con este proceso, aún falta que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expida la reglamentación de la factura electrónica como título valor. Por esto, actualmente, solo los voluntarios pueden iniciar con el proceso.

¿Y la tecnología?

Llegado el momento, las empresas grandes y medianas deberán presentar ante la Dian un software propio o alojado en su infraestructura, para que esta lo certifique y autorice. Así mismo, pueden contratar a un proveedor autorizado por la entidad. En 2017 se activará una plataforma gratuita para que las micro y pequeñas empresas puedan realizar la gestión.

¿Cómo viaja la información del establecimiento a la Dian?

En las 48 horas siguientes a la generación de las facturas electrónicas, estas deben entregarse firmadas digitalmente a la Dian, que confirmará el recibido mediante un mensaje automático. Si no puede acceder a las facturas, también lo notificará a través de un mensaje electrónico.

48 horas

Tienen como plazo las empresas para reenviar las facturas a la Dian a partir del momento en que esta notifique que no las recibió correctamente o que no pudo acceder a ellas.

Si la tecnología falla…

Los obligados a facturar deberán hacerlo mediante un talonario que cuente con la numeración consecutiva autorizada por la Dian y con el prefijo CSFE (Contingencia Servicio Factura Electrónica). El talonario deberá pedirse cuando se solicite a la Dian la autorización para emitir factura electrónica.

¡Habrá sanciones!

En caso de incumplir con los requerimientos exigidos por el modelo de factura electrónica, los empresarios y personas naturales se exponen a una multa de hasta 15.000 UVT (Unidad de Valor Tributario). Para fijar la sanción se tendrá en cuenta la suma sobre la cual se omitió información o se presentó de forma errónea o extemporánea y los ingresos netos cuando no se puede determinar dicha suma.

La no adopción de los controles establecidos en el Decreto 2242 de 2015 y en la Resolución 019 de 2016, o su violación, dará lugar a la clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 del Estatuto Tributario: Dian.

Infórmate

Si quieres conocer en detalle la reglamentación sobre factura electrónica, ingresa aquí:

  • Decreto 2242 de 2015: ANDI
  • Resolución 019 de 2016: DIAN

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